sekretaris

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :

§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris

§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya

§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi

§ Terampil dalam mengelola kantor

§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain

§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional.

Pimpinan   cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :

1.      Tugas Administrasi Tugas ini meliputi :

§ Korespondensi § Filling

§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan

§ Mengurus surat masuk dan surat keluar § Travel Arrangements

§ Organize meeting § Making appointments § Handling all confidential matters

2.      Tugas Receptionist

§ Menerima dan menjawab telepon

§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon

§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan

§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3.      Tugas Keuangan

§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank

§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan

§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)

§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4.      Lain-lain

§ Personal matters

§ Monitoring and procuring order Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya

§ Menterjemahkan § General Affair duties. Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan,      menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.